Komm ins Team!

Büroassistenz (m/w/d) – Teilzeit

Schwerpunkt Büroorganisation, Buchhaltung & Akquisitionsmanagement.

Über uns:

• Wir bearbeiten vielseitige Projekte mit den Schwerpunkten Bildungsbau, Wohnungsbau und Gesundheitswesen.
• Wir suchen nach innovativen und kontextbezogenen Lösungen mit Begeisterung und Sorgfalt.
• Unsere hohe Planungsqualität ist unser Markenzeichen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit für Büroorganisation, Buchhaltung und Akquisitionsmanagement.

Deine Aufgaben:

Büroorganisation & Assistenz

• Organisation und Koordination des Büroalltags
• Terminplanung, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz
• Pflege von Projektakten und Dokumenten (digital und analog)
• Unterstützung der Architekt:innen und der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Vorbereitung und Organisation von Meetings und Besprechungen

Buchhaltung & kaufmännische Aufgaben

• Vorbereitung der laufenden Buchhaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro.
• Rechnungsstellung, Prüfung von Eingangsrechnungen und Zahlungsüberwachung.
• Pflege von Kostenübersichten, Projektbudgets und Honorarabrechnungen (HOAI).
• Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen.
• Verwaltung von Verträgen, Versicherungen und Büroausgaben.

Akquisitionsmanagement & Vergabeverfahren

• verantwortliche Steuerung unserer Bewerbungen in öffentlichen Vergabeverfahren.
• Analyse von Ausschreibungen und Teilnahmekriterien.
• Zusammenstellung und Qualitätssicherung unserer Bewerbungsunterlagen.
• Kommunikation mit unseren Planungspartnern.
• Terminmanagement im gesamten Vergabeprozess.
• Pflege der Referenz- und Informationsdatenbanken.
• Unterstützung bei strategischer Akquise- und Wettbewerbsrecherchen.
• Erstellung von Broschüren, Projektblättern und Webinhalten.

Dein Profil:

• Ausbildung im kaufmännischen oder juristischen Bereich, in der Büroorganisation oder im Kommunikationsdesign.   
• Berufserfahrung im Büromanagement und im Umfeld von Planung und Bau
• Erfahrungen im Umgang mit öffentlichen Ausschreibungen und Vergabeverfahren (VgV) sind von Vorteil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse wünschenswert.
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit.
• Sicherer Umgang mit MS Office, Kenntnisse in Layoutprogrammen.

Wir bieten:

• Einen vielseitigen Arbeitsplatz mitten in Lübeck, über den Dächern der Stadt.
• Ein kreatives, interdisziplinäres und kollegiales Arbeitsumfeld.
• Eine gute Einarbeitung durch versierte Kolleg:innen.
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Vielfältige, persönliche und fachliche Weiterbildungen.
• Eine leistungsgerechte Vergütung.

Wir freuen uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf, relevanten Zeugnissen und der Angabe Deines möglichen Eintrittstermins.

Schick uns Deine Bewerbung an brast@efs-architekten.de oder fülle das Formular aus und lade Deine Dateien hoch.

Noch Fragen? Ruf einfach an: Bettina Brast 0451-308020-10